ВОРОНЕЖСКАЯ ПЛОЩАДКААрхивные коробки занимают кабинет, склад или отдельное помещение. Когда документы законно выделены к уничтожению, следующий шаг — организовать передачу и зафиксировать результат. ООО «ЭКОТРАСТ» рассматривает заявки организаций Воронежа и объектов в радиусе до 300 км. Условия исполнения определяем до передачи партии.
Какие архивы можно обсудить
- Бумажные бухгалтерские документы, договоры и деловую переписку — после проверки сроков хранения и оформления решения об уничтожении.
- Архивы офисов, производственных предприятий, торговых организаций и агрохозяйств.
- Документы в коробках, папках или иной упаковке. Укажите наличие файлов, пластиковых обложек, пружин и металлических креплений.
- Разовые партии при переезде или освобождении помещения, а также периодическую передачу документов по согласованному графику.
До передачи: проверьте основания для уничтожения
Дата на папке сама по себе не означает, что документ можно уничтожить. Организация проверяет сроки хранения и ограничения, проводит необходимую экспертизу ценности и оформляет решение в установленном порядке. Документы постоянного хранения, дела с неистекшими сроками и материалы, необходимые для незавершённых споров или проверок, отделяют от партии. Переезд или ликвидация организации не отменяют обязанности по хранению.
Как согласуем работу
- 1. Вы сообщаете количество коробок или массу, адрес, этаж и условия доступа. Содержимое документов на первом этапе не требуется.
- 2. Уточняем состав партии, требования к конфиденциальности, способ уничтожения, погрузку и транспортирование.
- 3. Согласуем стоимость, сроки, ответственных и перечень подтверждающих документов в договоре.
- 4. Партию передают по согласованной процедуре. Подтверждение фактического уничтожения оформляют после выполнения работ.
Стоимость уничтожения архива
Расчёт зависит от массы или объёма партии, упаковки, необходимости подготовки, способа уничтожения и логистики. Для вывоза важны этаж, наличие лифта, расстояние до места погрузки и ограничения доступа. Если масса неизвестна, укажите число и примерные размеры коробок. Вывоз, погрузку и дополнительные требования согласуем отдельно — они не включаются в цену автоматически.
Масса пока неизвестна?
Укажите количество и размеры коробок, адрес и условия погрузки. Этого достаточно для первого обсуждения.
Конфиденциальность и способ уничтожения
Уничтожение информации и передача бумаги на переработку решают разные задачи. Заранее определите требования к невозможности восстановления текста, доступу к партии и подтверждению результата. Способ уничтожения и порядок обращения с документами до его выполнения фиксируются при согласовании. Если нужны присутствие представителя или фото- и видеофиксация, укажите это в заявке: возможность таких условий проверяется отдельно.
Какие документы согласовать
Акт о выделении документов к уничтожению отражает решение организации; документ о передаче фиксирует передачу партии; подтверждение фактического уничтожения оформляется по результату. Это разные этапы. До заключения договора согласуйте состав и содержание документов, которые нужны именно вашей организации. Для документов с персональными данными отдельно учитываются требования к их обработке и подтверждению уничтожения.
Как подготовить коробки к передаче
- Отделите согласованную партию от документов, которые продолжают храниться.
- Составьте перечень мест и отметьте количество коробок, папок или мешков. Используйте нейтральную нумерацию без персональных данных на внешней упаковке.
- Сообщите о скрепках, пружинах, пластике и смешанных носителях. Требования к разборке и упаковке уточните заранее.
- Ограничьте доступ к подготовленному архиву. Согласуйте место погрузки, пропуска и ответственное лицо.
Воронеж и объекты в радиусе 300 км
Принимаем обращения из Воронежа и с объектов в радиусе до 300 км. Возможность выезда, маршрут, сроки и стоимость транспортирования рассчитываются по конкретному адресу. До доставки на площадку согласуйте условия передачи и время прибытия.
Вопросы об уничтожении документов
Сколько стоит уничтожение документов за килограмм?
Для расчёта нужны масса или число коробок, упаковка, адрес и состав работ. Единую цену без этих сведений назвать корректно нельзя. Оставьте заявку — согласуем расчёт для вашей партии.
Можно ли обратиться, если архив ещё не взвешен?
Да. Сообщите число коробок, их примерные размеры и насколько плотно они заполнены. Способ определения итогового количества согласуем до передачи.
Можно ли уничтожить все документы старше пяти лет?
Нет. Сроки зависят от вида документа и обстоятельств, а некоторые документы хранятся постоянно. Перед передачей нужно проверить сроки и оформить решение об уничтожении.
Можно ли заказать вывоз архива из офиса?
Укажите адрес, этаж, наличие лифта и количество мест. Возможность вывоза, погрузку, маршрут и стоимость согласуем отдельно.
Предоставляется ли акт уничтожения документов?
Необходимые подтверждающие документы и их содержание согласуйте до заключения договора. Документ о приёме партии сам по себе не подтверждает, что уничтожение уже выполнено.
Можно ли присутствовать при уничтожении?
Укажите это требование при первом обращении. Возможность присутствия, фото- или видеофиксации, место и время согласовываются заранее и не включаются автоматически.
Нужно ли отправлять сканы документов для расчёта?
Нет. Достаточно общих сведений о видах документов, количестве и расположении архива. Не передавайте через форму содержимое документов и персональные данные третьих лиц.
Принимаются ли жёсткие диски, флешки и другие носители?
Эта страница посвящена бумажным архивам. Электронные носители и иные специальные материалы требуют отдельного согласования; не смешивайте их с бумажной партией.
Документы для подготовки архива
Ответственный за архив определяет применимые сроки и порядок выделения документов к уничтожению. Для подготовки можно обратиться к официальным источникам:
- Правила Росархива: приказ от 31.07.2023 № 77
- Подтверждение уничтожения персональных данных: приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179
Сроки и основания проверяют по конкретным документам до передачи исполнителю. Условия обращения с персональными данными согласуются отдельно.